Integritetspolicy för Svenska Akademien och Nobelbiblioteket

EU har beslutat om ett nytt regelverk för skydd av personuppgifter som går under benämningen Dataskyddsförordningen* (”GDPR”) som inom EU/EES gäller från och med den 25 maj 2018. GDPR kompletteras i sin tur av nationella bestämmelser, bl.a. genom den s.k. dataskyddslagen** med tillhörande nationell förordning.

[* Förordning (EU) 2016/679 av den 27 april 2016 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter och om upphävande av direktiv 95/46/EG (allmän dataskyddsförordning).
** Lag (2018:218) med kompletterande bestämmelser till EU:s dataskyddsförordning.]

Svenska Akademien (org.nr. 262000-1111) och Nobelbiblioteket, som bedrivs inom ramen för Svenska Akademiens verksamhet, (gemensamt benämnda ”Svenska Akademien”, ”vi”), har i enlighet med dessa regelverk anpassat sin personuppgiftsbehandling för att värna om att skydda din personliga integritet.

Denna integritetspolicy beskriver vilka personuppgifter vi samlar in, för vilka ändamål vi behandlar dina personuppgifter, den rättsliga grunden för vår behandling av personuppgifter, hur länge vi lagrar personuppgifterna samt dina rättigheter avseende personuppgifterna. I slutet av denna integritetspolicy finner du även kontaktuppgifter till Svenska Akademien.

All behandling av personuppgifter inom Svenska Akademien sker i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning.

Svenska Akademien är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som vi behandlar i enlighet med denna integritetspolicy.

Mer allmän information om GDPR hittar du på Datainspektionens hemsida:
www.datainspektionen.se

1. Vad är personuppgifter?
Personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt kan knytas till en levande person, såsom personnummer, namn, telefonnummer, adress, e-postadress, etc. Som personuppgifter räknas även annan information som kan användas för att identifiera en person, t.ex. foton och ljudinspelningar.

2. Vad avses med personuppgiftsbehandling?
Med personuppgiftsbehandling avses alla åtgärder som vidtas beträffande personuppgifterna. Exempel på personuppgiftsbehandling är insamling, registrering, bearbetning, lagring, överföring och radering av personuppgifter.

3. Ändamålen med behandlingen och den rättsliga grunden
Svenska Akademien behöver behandla personuppgifter för kontakt och korrespondens, informationsgivning, fullgörande av avtal, för möjligheten att utöva handläggning av pris- och bidragsärenden samt för historiska och statistiska ändamål. Vidare behöver Svenska Akademien behandla vissa personuppgifter för arkivändamål.

Nedan följer en sammanställning av Svenska Akademiens olika ändamål med behandling av personuppgifter, vilka personuppgifter som behandlas, källorna för personuppgifterna samt hur länge vi behåller personuppgifterna. All personuppgiftsbehandling måste vara laglig, d.v.s. ha stöd i en rättslig grund. Den rättsliga grunden för respektive ändamål och där tillhörande behandling är också identifierad i nedanstående sammanställning.

3.1. Vid ansökningar om bidrag
För att handlägga bidragsärenden, för utbetalning av beviljade medel och för historiska, statistiska samt arkivändamål, behöver vi behandla följande personuppgifter:

• Namn
• Personnummer eller organisationsnummer
• Kontaktuppgifter (inbegripet e-post, telefonnummer och adress)
• Kontouppgifter såsom bankkontonummer, bankgiro- eller plusgironummer
• Information om för projektet sökta medel
• Övriga uppgifter som lämnas i ansökningshandlingarna

Personuppgifterna insamlas huvudsakligen direkt från den bidragssökande själv då denne ansöker om bidrag. I viss mån kan personuppgifter även komma att kompletteras från andra källor, t.ex. allmänt tillgängliga databaser på internet.

Som ett led i handläggningsarbetet, samt för historiska, statistiska samt arkivändamål, förs ett register med uppgift om namn på bidragstagare, årtal, beviljat belopp och motivering till beslutet.

Den rättsliga grunden för behandlingen är att den är nödvändig för ändamål som rör Svenska Akademiens berättigade intressen (intresseavvägning). Svenska Akademien har ett berättigat intresse i att kunna handlägga bidragsärenden, då detta utgör en omfattande del av Svenska Akademiens verksamhet och syfte. Viss information är även nödvändig att bevara för framtiden för historiska och statistiska ändamål. Sådan handläggning kräver behandling av vissa personuppgifter för att möjliggöra prövning, och eventuellt beviljande, av bidragsansökningar. Det är vidare nödvändigt att Svenska Akademien har möjlighet att registrera de personer som erhållit bidrag för uppföljning och framtida kontroller av bidragstagare. Mot bakgrund av de nyssnämnda och med beaktande av att det står den bidragssökande helt fritt att lämna ovan angivna personuppgifter anser vi att Svenska Akademiens berättigade intresse väger tyngre än den bidragssökandes intressen, rättigheter och friheter.

Personuppgifter som är nödvändiga endast för utbetalning av bidrag gallras efter avslutat handläggningsförfarande, dock senast efter 2 år. Övriga delar av ansökningshandlingar sparas på papper i evig tid i enlighet med våra arkiveringsrutiner, för historiska, statistiska och arkivändamål.

3.2. Svenska Akademiens prisarbete
För att Svenska Akademien ska kunna utföra arbetet med att utse pristagare, utbetala prissummor samt för historiska, statistiska och arkivändamål, behöver vi behandla vissa personuppgifter. De personuppgifter som behandlas är:

• Namn
• Personnummer
• Kontaktuppgifter (inbegripet e-post, telefonnummer och postadress)
• Kontouppgifter
• Prissumma
• Prismotiveringar
• Verkförteckningar

Svenska Akademien samlar in personuppgifter från olika källor, t.ex. allmänt tillgängliga databaser på internet. Informationen kan även ha insamlats från Svenska Akademiens ledamöter som varit delaktiga i nominerings- och prisutdelningsprocessen.

Som ett led i arbetet med att utse nya pristagare, samt för historiska, statistiska och arkivändamål, förs ett namnregister kopplat till pris och prissumma över pristagare till Svenska Akademiens priser.

Den rättsliga grunden för behandlingen är baserad på en intresseavvägning. Utnämning och utdelning av priser utgör en omfattande del av Svenska Akademiens verksamhet. Svenska Akademien har ett berättigat intresse i att noga kunna utvärdera, nominera och utse pristagare samt företa utbetalning av prissummorna. Mot bakgrund av det nyssnämnda anser Svenska Akademien att dess berättigade intressen väger tyngre än pristagarnas intressen, rättigheter och friheter.

Personuppgifter som är nödvändiga endast för utbetalning av prisbeloppet gallras efter avslutat handläggningsförfarande, dock senast efter 2 år. Uppgifter som har betydelse för framtida nomineringsprocesser, d.v.s. pristagarens namn och prisbeloppet lagras i enlighet med våra arkiveringsrutiner för historiska, statistiska och arkivändamål.

3.3. Låntagarregister i Nobelbiblioteket
För att Svenska Akademien ska kunna tillhandahålla utlåning behandlar vi följande personuppgifter avseende personer som erhållit lånekort till Nobelbiblioteket:

• Namn
• Kontaktuppgifter
• Lånekortsnummer
• Personnummer
• Uppgifter avseende lån och krav/villkor

Ovan nämnda personuppgifter inhämtas av låntagaren själv när de ansöker om att få erhålla ett lånekort.

När en person erhåller ett lånekort till Nobelbiblioteket ingås ett låneavtal mellan Svenska Akademien och låntagaren. Så länge låneavtalet gäller kommer personuppgifter behandlas för låne- och kravhantering.

Den rättsliga grunden för personuppgiftsbehandlingen är fullgörandet av låneavtalet med låntagaren.

Som utgångspunkt gallras personuppgifterna när låneavtalet upphör att gälla. I vissa fall kan dock Svenska Akademien vara tvungen att behandla personuppgifterna även under en längre period. Så är fallet om fortsatt behandling krävs enligt lag, föreskrift, domstols- eller myndighetsbeslut. Behandlingen kan även vara nödvändig för att Svenska Akademien ska kunna göra gällande, fastställa eller försvara rättsliga anspråk.

3.4. Övriga ändamål
Svenska Akademien kan även komma att behandla dina personuppgifter för kommunikationsändamål, då du kontaktar Svenska Akademien i diverse ärenden samt vid inbjudningar till Akademiens evenemang. För att effektivt kunna kommunicera med dig behandlas följande personuppgifter:

• Namn
• Kontaktuppgifter (inbegripet e-post, telefonnummer och adress)

Ovan nämnda personuppgifter inhämtas i huvudsak av dig, när du först tar kontakt med Svenska Akademien via olika kommunikationsmedel. I vissa fall kan dina personuppgifter inhämtats från andra källor, t.ex. allmänt tillgängliga databaser på internet.

Den rättsliga grunden baseras på en intresseavvägning där Svenska Akademien har ett berättigat intresse i att effektivt kunna kommunicera med dig samt tillhandahålla relevant information. Till denna avvägning beaktas det faktum att det i de flesta fall är du själv som valt att kontakta Svenska Akademien inom ramen för det specifika ärendet eller frågan. Mot bakgrund av det nyssnämnda anser Svenska Akademien att dess berättigade intressen väger tyngre än den enskildes intressen, rättigheter och friheter.

Som utgångspunkt gallras dessa personuppgifter när de inte längre är nödvändiga för kommunikationsändamål. Det ska noteras att Svenska Akademien kan behöva behandla personuppgifterna för andra ändamål (se ovan avseende t.ex. prisarbete och bidragsansökningar). Dessa ändamål kan föranleda en fortsatt behandling, även efter det att Svenska Akademien inte längre har ett behov av att kommunicera med dig.

4. Överföring av personuppgifter
Svenska Akademien kommer inte överlåta, sälja, dela eller annars överföra dina personuppgifter till någon tredje part utöver vad som anges i denna integritetspolicy. Överföring av personuppgifter kan ske om så krävs enligt lag, föreskrift, domstols- eller myndighetsbeslut eller om sådan överföring är nödvändig för att Svenska Akademien ska kunna göra gällande, fastställa eller försvara rättsliga anspråk.

Svenska Akademien kan anlita externa leverantörer att utföra uppgifter för Svenska Akademiens räkning, t.ex. för att tillhandahålla IT-tjänster. När leverantörerna utför dessa uppgifter kan de komma att få tillgång till dina personuppgifter. Dessa leverantörer utgör s.k. personuppgiftsbiträden och behandlar personuppgifter endast för Svenska Akademiens räkning och i enlighet med våra skriftliga instruktioner. Leverantörerna ges inte någon rätt att behandla dina personuppgifter för andra ändamål än de ändamål som angivits i denna integritetspolicy.

All behandling av personuppgifter sker inom EU/EES.

5. Säkerhet till skydd för dina personuppgifter
Svenska Akademien värnar om din integritet och ansvarar för att de personuppgifter som behandlas skyddas. Svenska Akademien har vidtagit lämpliga skyddsåtgärder (såväl tekniska som organisatoriska) för att skydda dina personuppgifter från obehörig åtkomst, ändring, spridning eller förstörelse.

6. Lagring och gallring av personuppgifter
Personuppgifter som insamlats lagras inte längre än vad som är nödvändigt med hänsyn till ovan angivna ändamål med personuppgiftsbehandlingen. Som huvudregel gallras således personuppgifter när de inte längre är nödvändiga för ovan angivna ändamål. I vissa fall kan lagringen av personuppgifterna vara motiverad under en längre tid, exempelvis då detta är nödvändigt för att uppfylla diverse rättsliga förpliktelser (t.ex. skyldigheter enligt bokföringslagen).

Gallring av personuppgifter sker löpande i enlighet med våra arkiveringsrutiner. Se även ovan avseende gallring av personuppgifter för respektive ändamål. Notera att vissa personuppgifter kan komma att sparas under en längre tid för historiska, statistiska och arkivändamål. Så är fallet med personuppgifter hänförliga till bidragsansökningar och pristagare. Det är nödvändigt för Svenska Akademien att kunna behandla dessa personuppgifter under en längre tid bl.a. för att kontrollera tidigare pristagare, som en del av framtida nomineringsprocesser. Svenska Akademien har dessutom ett behov av att föra historisk dokumentation över vilka som har beviljats respektive nekats bidrag, bl.a. för uppföljningsändamål och för framtida handläggning av bidragsärenden.

Svenska Akademien arbetar kontinuerligt med att uppdatera våra arkiveringsrutiner med syftet att anpassa oss till tillämplig dataskyddslagstiftning.

7. Dina rättigheter
Vad gäller behandlingen av dina personuppgifter har du ett antal rättigheter som följer av tillämplig dataskyddslagstiftning. Om du vill utöva några av dina rättigheter är du välkommen att kontakta Svenska Akademien via de kontaktuppgifter som anges i slutet av denna integritetspolicy.

7.1. Rätt till tillgång
Du har rätt att begära och få bekräftelse om Svenska Akademien behandlar personuppgifter om dig. Om Svenska Akademien behandlar dina personuppgifter har du dessutom rätt att kostnadsfritt få information om behandlingen samt en kopia av de personuppgifter som vi behandlar om dig. I den mån du begär ut ytterligare kopior kommer Svenska Akademien ta ut en rimlig avgift grundad på de administrativa kostnader som Svenska Akademien ådrar sig för tillhandahållandet av sådana kopior.

7.2. Rättelse av felaktiga uppgifter
Om personuppgifter vi behandlar om dig visar sig vara felaktiga har du rätt att utan onödigt dröjsmål få sådana uppgifter rättade. I förekommande fall har du även en rätt att få ofullständiga personuppgifter kompletterade.

7.3. Rätt till radering (eller ”rätten att bli bortglömd”)
I vissa situationer har du rätt att få dina personuppgifter raderade, exempelvis:

• om personuppgifterna inte längre är nödvändiga för de ändamål för vilka de har samlats in;
• om behandlingen grundar sig på samtycke och du återkallar sådant samtycke (förutsatt att det inte finns någon annan rättslig grund för behandlingen);
• om behandlingen grundar sig på en intresseavvägning och Svenska Akademien eller tredje part saknar berättigade skäl som väger tyngre än dina intressen, rättigheter och friheter;
• om personuppgifterna har behandlats olagligt eller de måste raderas till följd av en rättslig förpliktelse.

Rätten till radering är inte absolut, d.v.s. den gäller inte i varje enskilt fall. Ett exempel på detta är om behandlingen av personuppgifterna är nödvändig för att Svenska Akademien ska kunna göra gällande, fastställa eller försvara rättsliga anspråk. I sådana situationer har du inte en rätt att få dina personuppgifter raderade.

7.4. Rätt till begränsning av behandlingen
I vissa fall har du en rätt att begära att Svenska Akademien begränsar behandlingen av dina personuppgifter. Så är exempelvis fallet om du anser att personuppgifterna är inkorrekta så Svenska Akademien ges tillfälle att kontrollera detta. Du har även rätt till begränsning av behandlingen av dina personuppgifter i fall då behandlingen är olaglig men du motsätter dig radering av personuppgifterna.

7.5. Rätten att göra invändningar
Du har alltid en rätt att göra invändningar mot personuppgiftsbehandling som grundar sig på en intresseavvägning. Om du invänder mot sådan behandling får inte Svenska Akademien fortsätta att behandla dina personuppgifter om vi inte kan presentera tvingande berättigade skäl som väger tyngre än dina intressen, rättigheter och friheter. Svenska Akademien får dock fortsätta behandlingen för att göra gällande, fastställa, utöva eller försvara sig mot rättsliga anspråk.

7.6. Rätt till ”dataportabilitet”
Under vissa omständigheter har du rätt att få dina personuppgifter överförda från Svenska Akademien till en annan personuppgiftsansvarig. En sådan omständighet är om behandlingen i fråga grundar sig på samtycke eller på ett fullgörande av avtal mellan dig och Svenska Akademien. En ytterligare förutsättning för detta är att behandlingen sker automatiserat.

7.7. Rätt att inge klagomål till Datainspektionen
Om du anser att dina rättigheter inte respekteras av Svenska Akademien får du gärna kontakta oss (se nedan) och du har även en rätt att lämna in ett klagomål till Datainspektionen. Kontaktuppgifter till Datainspektionen finner du via följande länk: www.datainspektionen.se

7.8. Automatiserat beslutsfattande
De beslut som Svenska Akademien fattar i bidragsärenden, prisarbetet, avseende låntagare eller övriga beslut sker inte genom s.k. ”automatiserat beslutsfattande”.

8. Uppdatering av denna integritetspolicy
Uppdatering av denna integritetspolicy kan komma att ske löpande. Vi har för avsikt att alltid ha den senaste versionen publicerad på vår webbplats: www.svenskaakademien.se

9. Kontaktuppgifter
Om du har några frågor avseende denna integritetspolicy eller vår personuppgiftsbehandling, vänligen kontakta oss på:

Svenska Akademien
Box 2118
103 13 Stockholm

Kontaktperson hos Svenska Akademien avseende dataskyddsfrågor är:
Louise Hedberg, kansliansvarig
louise.hedberg@svenskaakademien.se

Senast uppdaterad 2018-06-29