Enskilda sammankomster
Under arbetsåret sammanträder Akademien varje torsdag klockan 17 i sessionsrummet i Börshuset. Dessa veckosammankomster, som brukar vara ungefär en och en halv timme, är slutna sammanträden. Det vill säga: ingen förutom ledamöterna får deltaga. Enda undantagen gäller Akademiens beskyddare, H.M. Konungen, samt, som det står i stadgarna: "therest ej Konungar, eller Fremmande Konunga Barn åstunda at Academien thenna hedren göra".
Svenska Akademiens sessionsrum (foto: Rickard L. Eriksson)
Dagordningen vid en normal veckosammankomst brukar omfatta ett femtontal punkter och en stor del av sammankomsterna upptas av diskussioner kring de många priser och stipendier som utdelas av Akademien. Den normala gången är att tänkbara kandidater till ett pris nomineras vid en sammankomst, varefter ledamöterna får betänketid till torsdagen två veckor senare, då beslutet fattas.
Nobelpriset blir aktuellt flera gånger under arbetsåret. På våren skall Nobelkommitténs listor över nomineringar och kandidater diskuteras och fastställas. I början av hösten skall beslutet fattas och pristagarens namn tillkännages, därefter vidtar förberedelser inför prisutdelningen den 10 december.
Men dagordningen upptar självfallet också många ärenden som har med Akademiens inre angelägenheter att göra. Ärenden som gäller ekonomin, språkarbetet och bokutgivningen förekommer regelbundet, liksom också rapporter från de olika projektgrupperna: ordboksredaktionen, redaktionen för Akademiens ordlista osv. Under årets sista månader tillkommer förberedelser inför Akademiens högtidssammankomst den 20 december.
Många utomstående vänder sig till Akademien med önskemål av olika slag. Ansökningar om ekonomiskt stöd till vetenskapliga och kulturella institutioner, evenemang och projekt är vanliga, och det händer ofta att forskare ber om tillstånd att ta del av dokument i Akademiens arkiv. Statliga utredningar inom Akademiens verksamhetsområde kommer ibland på remiss. Ärenden av detta slag brukar tas upp vid sammankomsterna, och de har då i regel förberetts inom sekretariatet.
Direktören leder sammankomsterna, medan sekreteraren är föredragande. Efter diskussion fattar man normalt sitt beslut genom konsensus, men även omröstning förekommer. Vid lika röstetal har sekreteraren utslagsröst. För att ett beslut skall vara giltigt måste minst sju ledamöter vara närvarande, däribland en av Akademiens ämbetsmän (dvs. direktören, kanslern eller sekreteraren). Efter varje sammankomst skriver sekreteraren protokoll över vad som har förevarit. Protokollet är relativt kortfattat och återger normalt inte de diskussioner som har föregått besluten. Svenska Akademiens protokoll skrivs fortfarande för hand av sekreteraren personligen och binds in i årsvolymer, som förvaras i Akademiens arkiv. Protokollen, liksom alla övriga handlingar som rör Akademiens inre angelägenheter, är underkastade fullständig sekretess.
Deltagandet i veckosammankomsterna är i princip oavlönat. Men stadgarna föreskriver att Akademien vid varje sammankomst skall tilldelas 18 skådepenningar (jetonger) av silver med stiftarens bild, att fördelas lika mellan de närvarande ledamöterna. Överblivna jetonger sparas till nästa gång, då 18 nya tillkommer. Jetongerna kan behållas eller inlösas i kontanter. De hade ursprungligen ett inte obetydligt värde, men numera inbringar de vid inlösen bara en symbolisk summa. Utöver jetongerna får ledamöterna ersättning för sina direkta kostnader i samband med deltagandet i sammankomsterna, i första hand resekostnaderna.